仕組み作戦・すぐmemo作戦

最近またこの手の本が多いなぁと思います。

それも当然。

だってなんだかんだいって景気悪いし、昔みたいに安定ってわけにはいかないし、

どこの会社も少数精鋭なんてことになっているから一人一人の仕事量は増えているはず。

私も営業事務職だけど、、、、事務職だけど、、、すんごい忙しい。

ちょっと気を抜くと３、４時間残業することになっちゃいそう。。。

だから時間で区切るようにしているけれども、

それはそれでいいんだけど、そうするとやり残した感があってなんだか家に帰っても次の日のことが気になってしまったりする。

とっても消化不良。。

なのでそれではいけないと思い、仕事を効率的に進める努力をしてみました。

一番最初にやったのはスケジュールをたてること。

次の日やることを寝る前に再確認して寝ることにしてみました。

次に始めたのは朝少し早く出社すること。

これは朝の集中力が夕方より驚異的（？？）に高いから。

しかも夕方になると疲れてきてあんまり面倒なことしたくないし。。ｌ。

なので夕方になって依頼を受けたものについてすぐ処理できないものは次の日の朝イチに回すことにした。

このふたつを試すだけでかなり効率があがったように思える。

でもまだまだ。。。

次にやろうと思っていることは仕事をマニュアル化して考えなくても機械的にできるようにすること。

（参考文献：「『仕組み』仕事術」　泉正人　著）

これやったらもしかして仕事のスピードが3倍上がるのでは？と思っている。

明日から本格的にマニュアル作りに励みます。

一日１つマニュアルを作る。1か月で２０前後。3か月続けたら結構すごい。

ちなみにWeb上でタスク管理とカレンダーも使うことにしました。

思いついたことをすぐmemoできるように。

最近プライベートの時間でもふと仕事のヒントになりそうなことがあったり、

日常生活で仕事の考え方で日常も過ごしてみると意外と充実したりいい意味で仕事とプライベートがかかわりあっていたりする。

常にどうやったらもっといい仕事ができるか、どうやったらもっと楽しく生活できるかを考えるためにmemoが必要なのです。

ヒントは思いがけないところに意外とたくさん転がっているけれど、忘れるのはほんとにあっという間。5分？３分？

仕組み作戦とすぐmemo作戦。今日から始動です。

タイムマネジメント力

最近この手の本をよく見かけます。

とっても興味があるのでついつい気になる。

こないだの会社の朝礼で

「日本人は先進国の中で生産性が低いとされている（確か２０位くらい）」

と部長がお話されてたっけ。

利益に比べて人件費が高いってことかぁ。。。それってひとりひとりが１時間にこなせる仕事が少ないってことかぁ。。。

今日はそんなこんなで今週はなんでも前倒し・前倒しでいこうと決心した。

いつも火曜日までかかるものは月曜日。

水曜日にやっているものは火曜日。

とまぁ、、こんな具合で。

今週はお試し期間なのでまだまだわかりませんが、

今日一日月曜日を終えてみて。。。

超気がラク！！

いっつも水曜日までにやんなきゃいけない大量処理があって、その中の一部は火曜日までって決まってるんだけど、

今日火曜日までの分を終わらせてみた。

そしたらそしたら、、超すっきりー。

月末近くになってくると検収時期でﾊﾞﾀﾊﾞﾀするし。

今週後半は結構ヤバそうな気配。。。

でもいつもより一日余裕ができたからもしかしたらやってけるかも。。。

しばらくタイムマネジメントをテーマにがんばってみます。

うんうん。。出だし好調

関心を持てる仕事こそ

私が思うに関心を持てる仕事こそ自分のすべき仕事だ。

なぜなら最近よく言われる「好きの反対は無関心」

こう思うきっかけは先週、私にとってわりと驚くべき打診があったからなのです。

「もしあなたさえよければ契約社員になってゆくゆくは正社員として管理職をめざしてみない？」

超びっくり！だって別に紹介予定派遣とかじゃないし。

そもそも今の職場で働くようになったのは、新卒で入った銀行を３年で辞めて、兼ねてから好きだったネイリストになり、超無理！って思って７か月で辞め、広告関係の仕事についたけどこれは死ぬほど無理！って１か月で辞め、履歴書に傷がつきまくって精も根もつきはててでもお金ないしって思って派遣でもやるかって思った矢先に新卒の時に受けようとしてあまりにも地元すぎて受けなかったたぶん知ってる会社の中では一番好きな今の職場を発見し、派遣社員として潜入してみたのです。

というわけで、思うに出会うべくして出会い、今回の打診もこれはそういう運命（？）なのかとも思えることで、前向きに考えたいなぁと思っているのです。

とはいえ、手放しに喜べない自分もいる。

なぜなら今の仕事って噂には聞いていたけど「営業事務」って超大変…

日々追われてる感いっぱい。

しかも会社の経営方針がすごく個人に厳しい。なんたってこの会社にはどこの部署をみてみたところで暇そうにしている人がいない。できない人は結構容赦なく異動やらクビやら。事務職だからっておとなしくしてればいいてものでもなく、営業さんと対等に意見を求められる。要するに責任が重い。いつも全力でいかないといけない。

そんなこんなで時には本気で会社に行きたくない日もある。

こんな日々がずっと続くのかと思うと正直かなり憂鬱。。

でも会社自体は結構理想に近い。こういうところで働きたいときっと社会にでる前から思っていたし、事務職でも単なるアシスタントとしてではないところも非常にやりがいにつながると思っている。

今まで社会人やってきて正直こんなに一生懸命仕事をしたのは初めてだと思う。

銀行の時は暇だし、責任は上の人がとってくれるし、毎日眠くて仕方なかった。でもやる気がないときでもとりあえず会社に出社してなあなあに時間を過ごしていてもとりたてて問題ないところは魅力だった。

ネイルサロンで働いているときはあんなに好きだったネイルだけどいざやってみると全然関心がもてない。練習なんてしたくないし、施術すらしたくない。急にやる気がなくなってしまった。

次の仕事もまぁ同じようなもの。

今は今日の反省点をしっかり自分の中でフィードバックして明日やるべきことを手帳に書き留めて問題がおこったら対策を寝る前とか電車の中でちゃんと整理したりする。それにまだまだ勉強すべきところもたくさんあるからそういった関連の本も自然と手にとってしまう。別に半導体なんて全然興味ないんだけどね。

なぜか今はそうやって仕事にやる気を示している自分がいる。

きっとなんだかんだいって今の仕事が私にとっての適材適所なんだと思う。

だから自然と関心を持つようになるんだと思う。

日々のプレッシャーに負けそうで本当は社員化の話迷っていた。

での仕事っていうものについて改めて考えてみると少し前向きな気持ちになれてきた。

これも出会うべくして出会ったと思うので前向きに考えたいと本気で思います。

失敗学ーResponsibilityー

「責任者は一人」

職場の社長のブログでのコメント。

よく「一人が悪いわけじゃない」「皆の責任」なんていうけれどもそれは違う！という意見。

「なんてこと言うんだこの人は！？」

って最初は思ったけど、よくよく考えたら仕事の上で大事なことかもしれないと思いました。。

私の意見はこうです。

当事者は「私一人の責任」と思い、自分を戒めて最後まで責任を全うし、結果をだすべき。周りの人間は「あの人だけが悪いなんてありえないから自分にもできることがあったのでは？自分にも落ち度はあったのではないか」と他人事と決してとらえず、手を差し伸べ改善策を考えるべき。（特に役職者）

社長のブログはとっても私にとって考えさせられるものでした。

というのもタイムリーなことに私の仕事でひとつちょっとしたトラブルがあったから。

客先よりクレームを受けたのです。でも私は万全を期したつもり（つもり…）でいました。

客先いわく６月に注文をいれたという９月納期のご注文。

これが納期遅延となってしまった。客先は私の落ち度だという。でも私はできることはしたつもり。

毎週いただく納期回答依頼のメールの中に今回トラブルになったご注文分も記載があったので「弊社にてご注文が確認できないため今一度ご確認いただけますでしょうか」と７月頭より約３か月にわたって毎週連絡しつづけた。

でもなんもレスなし。

このお客様はいわゆる頑固おやじのため「きっと間違って飛ばしてないご注文分なんだろう」という認識でいました。営業さんにもフォーキャスト（生産過程に応じていつ製品が必要になるか時期と数量の事前情報）いただいているか確認したけどないとのことだったのでまたさらに軽く考えてしまいました。

でも一応万が一っていうこともあるから相変わらず毎週メールを送り続ける日々。

ただ納期をすぎても一向にメールからそのご注文分の回答依頼が消えないためついに電話してみた。

そうしたらおじいちゃんがキレた。

「今更言われても電話はもらわないとわからないし、回答依頼がきた時点でなんで製品を仕入れてないんだ」とのこと。

反論すべき点はたくさんある。

まずメールでの連絡が９割を占めるこの業界・この客先。毎週送り続けていたメールで気付かなかったとかはありえない。

回答依頼がきた時点で製品を仕入れるべきとはこれもこのご時世在庫を多くかかえたくないのはどこのメーカーも商社も同じこと。

仕入といて間違いでしたなんて絶対あってはならない。それぐらいなんでわからないんだろうか…。。

ということで営業さんに対応していただき、通常だったらリードタイム１２Wの製品を海外の代理店から在庫を探していただき、なんとか最短納期で納められるようになった。

営業さんからは「あの人はいわゆるクレーマーだから気にしなくていい。とはいえ、普通のお客さんと同じ扱いをしてしまうとまたトラブルになるので不明点は即電話を徹底しましょう。今回の件はこういう事態になってしまったけど、うちは商社だからこうなった以上、うちは悪くないけど商社の力を見せつけるべく最善を尽くす。そのかわりマージンは多めにとる」とお手本のようなご対応をいただきました。

私はこれに対して助かったとは思ったが、非常に勉強になったと思った。

いくらお客さんがめちゃくちゃとは言え、私のツメも甘かった。

確かに私に落ち度はなかった。でももっとできることはあった。しかも結果的にクレームになった時点でやっぱり私が悪かったと思った。

私はここまでやったからあとは何を言われても悪くない。という考え方はその日をもってやめようと思った。いつでも最善を尽くそうと思う。そこまでがんｗばってダメならお客様だって理解してくれるだろうと思う。

冷静に考えれば私だけが悪いわけじゃない。お客さんも悪いし、営業さんも悪いし、私も悪い。

でも私が最善をつくしていればみんな悪くない。

やっぱり悪いのはあたしだ。あたしのツメが甘いせいでみんな悪くないのに悪くなってしまった。

だから今後は最善をつくす。

「こうしとけばよかった」と思うことは次から必ず実行する。